Datenschutzerklärung
Stand: Mai 2026 · Gilt für: kaptro.de
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website im Sinne der DSGVO ist:
Kaptro Digital Solutions
Inhaber: Amir Atshan
Werstener Feld 9
40591 Düsseldorf, Deutschland
E-Mail: hello@kaptro.de
Telefon: +49 211 83836160
2. Welche Daten wir erheben und warum
Wir erheben personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Dienstleistungen erforderlich ist (Grundsatz der Datensparsamkeit, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Folgende Kategorien sind betroffen:
- Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer): beim Ausfüllen unserer Formulare
- Nutzungsdaten (IP-Adresse, Browser, Zugriffszeiten): automatisch durch den Hosting-Anbieter
- Inhalte von Anfragen (Ihre Nachrichten, Website-URL, Leistungsinteressen): bei Nutzung der Formulare und des Chat-Widgets
3. Kontaktformular & Gesprächsanfragen
Bei der Nutzung des Kontaktformulars ("Gespräch anfragen") werden folgende Daten erhoben:
- Name (freiwillig)
- E-Mail-Adresse oder Telefonnummer (eines davon Pflicht für Rückmeldung)
- Interessierte Leistung(en) (Mehrfachauswahl, freiwillig)
- Website-URL (freiwillig)
- Freitext-Nachricht (freiwillig)
Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) — die Daten sind erforderlich, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und ein Erstgespräch zu vereinbaren.
Speicherdauer
Anfragedaten werden für maximal 24 Monate gespeichert, sofern kein Geschäftsverhältnis entsteht. Bei Vertragsabschluss gelten handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen (bis 10 Jahre).
4. Datenweitergabe an Make.com (Automatisierungsplattform)
Wir nutzen Make.com (Celonis SE, Schloßstraße 2, 12163 Berlin; Betrieb via Make S.A., Tschechische Republik) zur automatisierten Weiterleitung und Verarbeitung von Formular-Einsendungen.
Was übertragen wird: Die in Formularen eingegebenen Daten (Name, E-Mail, Telefon, Anfrage-Inhalt).
Zweck: Weiterleitung an unsere internen Kommunikationstools und CRM sowie (optional) an den OpenAI-Dienst für KI-Antworten.
Server-Standort: Make.com nutzt Rechenzentren innerhalb der EU.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / Vertragsanbahnung); Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitungsvertrag mit Make.com abzuschließen).
5. KI-Chatbot (OpenAI)
Unser Website-Chat ("Kaptro KI-Assistent") kann Chat-Nachrichten über Make.com an die OpenAI API (OpenAI, L.L.C., 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA) weiterleiten, um KI-generierte Antworten zu erzeugen.
Welche Daten: Der Text Ihrer Chat-Eingabe.
Server-Standort: OpenAI-Server befinden sich in den USA. Die Übertragung erfolgt auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
Speicherung durch OpenAI: OpenAI kann Eingaben gemäß seiner eigenen Datenschutzrichtlinie speichern. Wir empfehlen, keine hochsensiblen personenbezogenen Daten im Chat zu teilen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre freiwillige Nutzung des Chat-Widgets).
Das Chat-Widget ist für den Nutzer als KI-Assistent klar erkennbar. Es werden keine sensiblen Kategorien von Daten (Art. 9 DSGVO) abgefragt.
SSL-/TLS-Verschlüsselung
Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von http:// auf https:// wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Bei aktivierter Verschlüsselung können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.
Social-Media-Profile (LinkedIn, X)
Im Footer unserer Website verlinken wir auf unsere Profile bei LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Dublin) und X / Twitter (X Corp., San Francisco, USA). Wir nutzen einfache, statische HTML-Links — beim Aufruf unserer Website werden keine Daten an diese Anbieter übertragen.
Erst wenn Sie aktiv auf einen dieser Links klicken, gelangen Sie auf die jeweilige Plattform. Ab diesem Moment gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters:
- LinkedIn: linkedin.com/legal/privacy-policy
- X / Twitter: twitter.com/de/privacy
Kontakt über WhatsApp
Im Kontaktbereich bieten wir eine Verlinkung zu unserem WhatsApp-Business-Kanal an (WhatsApp Ireland Limited, Dublin; Mutterkonzern: Meta Platforms Inc., USA). Der Link selbst überträgt keine Daten — erst wenn Sie ihn anklicken und uns eine Nachricht senden, beginnt die Verarbeitung durch WhatsApp.
Verarbeitete Daten: Ihre Mobilfunknummer, der Nachrichteninhalt, ggf. Metadaten (Zeitstempel, Online-Status).
Server-Standort: Vereinigte Staaten. Übertragung auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung), Ihre aktive Kontaktaufnahme.
Hinweis: Bitte senden Sie keine besonders sensiblen Daten (Gesundheit, Finanzen, Ausweisdokumente) über WhatsApp. Für sensible Themen nutzen Sie bitte E-Mail oder Telefon.
Datenschutzbestimmungen WhatsApp: whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
6. Hosting & Server-Logs
Diese Website wird bei Hetzner gehostet. Beim Abruf der Website werden automatisch Server-Logs erzeugt, die folgende Daten enthalten können:
- IP-Adresse des anfragenden Geräts (i.d.R. anonymisiert)
- Datum und Uhrzeit des Abrufs
- Aufgerufene URL, HTTP-Statuscode, Datenmenge
- Referrer-URL und Browser-Identifikation (User Agent)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an technischer Sicherheit). Logs werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht.
7. Schriften (Google Fonts)
✅ Maximale Privatsphäre: Wir binden die Schriftart "Plus Jakarta Sans" vollständig lokal auf unserem eigenen Server ein. Im Gegensatz zur Standard-Einbindung findet keine Übertragung Ihrer IP-Adresse an Server von Google in den USA statt.
Die Nutzung erfolgt auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer ansprechenden und einheitlichen Darstellung unserer Online-Angebote sowie der Vermeidung unnötiger Datenübertragungen in Drittstaaten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
8. Cookies & lokaler Speicher
✅ Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies und localStorage-Einträge. Es werden keine Tracking-Cookies, keine Werbe-Cookies und kein Google Analytics eingesetzt.
Verwendeter lokaler Speicher
Key: kaptro_cookie
Zweck: Speichert, ob der Nutzer den Cookie-Hinweis bestätigt hat, damit er nicht bei jedem Besuch erneut erscheint.
Typ: localStorage (kein Cookie im technischen Sinne, kein Server-Transfer)
Ablauf: Bis zum Löschen des Browser-Speichers durch den Nutzer
Da keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies eingesetzt werden, ist nach § 25 TTDSG kein Opt-in-Banner erforderlich. Der Hinweis-Banner dient ausschließlich der Transparenz.
9. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO): Welche Daten wir über Sie gespeichert haben
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten
- Löschung (Art. 17 DSGVO): "Recht auf Vergessenwerden"
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen
- Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Jederzeit mit Wirkung für die Zukunft
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: hello@kaptro.de
Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde für NRW ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (LDI NRW): www.ldi.nrw.de
10. Kontakt in Datenschutzfragen
Für Fragen zum Datenschutz, zur Geltendmachung Ihrer Rechte oder zur Berichtigung Ihrer Daten wenden Sie sich bitte an:
Kaptro Digital Solutions — Datenschutzanfragen
E-Mail: hello@kaptro.de
Telefon: +49 211 83836160
Antwort innerhalb von 72 Stunden (gesetzliche Frist: 1 Monat nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO)